El principal aspecto a considerar al momento de redactar un informe es cuál es su propósito, es decir, qué objetivos persigo con este o cuál es su finalidad, posteriormente a quién va dirigido, qué tipo de informe enviaré y cuál será el enfoque dado.

Hagamos un breve paseo por cada uno de estos aspectos, tomando como base lo expuesto por Alarico (2001) en el libro Lenguaje y Comunicación, para lo cual se hizo una síntesis o resumen de las principales ideas:

Propósito: Uno de los puntos claves para establecer su finalidad es quien genera la orden de su elaboración, por ejemplo, es un jefe, es un cliente, es una comisión, o lo exigen los organizadores de una conferencia o ponencia a las que estás interesado en participar.  Quien lo solicita debe dejar claro las pautas que definirán su objetivo o misión.

Receptor: Ya teniendo claro el propósito, nos corresponde determinar quién lo leerá. Esto es importante porque acondiciona su estructura y la manera cómo debe ser redactado, pues en algunos casos lo leerán especialistas en un área y en otro público en general, esto demanda ciertas exigencias internas o por el contrario, brinda algunas libertades. Entre los tipos de receptores destacan:

Los gerentes de una organización, los profesionales de un área o un grupo de especialista de una comunidad: Este grupo por lo general tiene dominio del lenguaje técnico y sabe descifrar códigos especializados.

Supervisores en línea: Se caracterizan por ser más operativos, técnicos y tener dominio de un lugar o planta a nivel físico, por eso en ellos predomina  más la acción que los aspectos de análisis y reflexión. Demanda ser mucho más concreto y con manejo de verbos.

Personal administrativo: Requiere de hechos concretos y vinculados específicamente a su área.

Público en general: Este grupo lo conforma personal del gobierno, medios de comunicación, instituciones sin fines de lucro, comunidad en general. En estos casos que no tienen un dominio puntual del tema y de un lenguaje técnico, es recomendable anexarle un glosario técnico de términos básicos en el área.

Ya claro el público al que va dirigido y sus especificaciones especiales, nos corresponde determinar cuál será el tipo de informe a realizar, entre estos destacan:

Informe de uso inmediato: Es solicitado con prontitud para evidenciar unos datos en específico producto de un experimento, una prueba, un estudio de mercado, un sondeo de opinión, unas encuestas…

Informe administrativo: No es urgente como el anterior y se solicita para determinar aspectos administrativos propiamente, como el flujo de caja, nómina, movimientos de personal, entre otros.

Informe de proyectos: Resultan de investigaciones previas y suelen solicitarlos en las altas gerencias.

Informe general: Se presentan sus resultados muchas veces por medios de comunicación, es de interés para una colectividad  y busca recibir la atención sobre un tema que afecta a un colectivo.

Informe corporativo: Pueden ser internos o externos. El interno se prepara para determinar el funcionamiento de una organización y el externo para diversas razones, como por ejemplo posicionar a una organización, cumplir un requerimiento legal, anticiparse a un problema…

Y de acuerdo a su extensión, están los informes breves, medianos y extensos. El primero comprende 5 páginas, el segundo de 6 a 20 y el tercero más de 20 hojas.

 

Enfoque del informe:

En el enfoque del informe deben estar contendidas dos partes: El cuerpo del informe y las conclusiones.  Y a su vez el cuerpo del informe debe estar conformado por los hechos y sus demostraciones.

Por lo tanto:

  • Verifica los datos presentados. Señala la base objetiva de su selección, los datos deben ser tomados de primera mano.
  • Preséntalos de manera clara, precisa y concisa.
  • Agrúpalos de acuerdo a una clasificación pertinente.
  • Establece los alcances del informe.
  • Las limitaciones encontradas.
  • Y por último las conclusiones obtenidas.
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